Ke-ORGANISASI-aN

       Organisasi : adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan , Dalam pandangan Prof. Dr. SP. Siagian, Organisasi merupakan setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang atau beberapa orang yang disebut bawahan.

       Pengorganisasian : adalah merupakan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.

       Struktur organisasi : adalah susunana komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi, sedangkan bagan organisasi adalah struktur organisasi yang pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan atau struktur yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal yang tersusun secara hierarkis.

Aspek – aspek organisasi :

1. Aspek struktur organisasi, meliputi:

a.     Pengelompokan orang secara formal.

b.    Digambar dalam bagan organisasi.

2. Aspek proses prilaku :

Setelah struktur organisasi dilengkapi dengan susunan pengurus, maka akan terjadi proses prilaku yang merupakan aktifitas kehidupan dalam struktur organisasi yang meliputi:

a.     Menejemen

b.    Team work (kerja team)

c.     Komunikasi

d.    Pembuatan keputusan

e.     Motivasi

f.     Kepemimpinan

Prinsip-prinsip organisasi :

            Dalam khasanah keilmuan Barat, Prinsip biasa dikenal sebagai suatu penyebab atau dasar yang merupakan pangkal tolak dari terciptanya suatu tata hubungan. Dalam perkembangan selanjutnya, prinsip mempunyai dua segi atau alam pikiran. Pertama, prinsip merupakan pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu tata hubungan atau kasus, kedua, Prinsip merupakan jalan atau sarana untuk menciptakan tata hubungan serta kondisi yanga kita nginkan.

Ada 12 macam prinsip, yaitu:

1. Tujuan , Suatu organisasi haruslah mempunyai tujuan yang jelas. Tujuan baru akan tercapai jika ada upaya kerja sama yang baik dan teratur serta dilakukan secara terus-menerus antar semua anggota organisasi.
2. kesatuan komando.
3. pembagian tugas
4. keseimbangan antara tugas, tanggungjawab, dan kekuasaan.
5. komunikasi
6. kontinuitas atau kesinambungan.
7. koordinasi.
8. saling asuh dan saling kritik.
9. perlimpahan kekuasaan atau delegasi
10. pengamatan, pengawasan dan pengecekan.
11. azas tahu diri.
12. kehayatan.

KERJASAMA (TEAM WORK)

1.   Kenapa Team Work?

·         Manusia senantiasa terlahir dalam suatu kelompok sosial.

·         Hakikat manusia sebagai mahluk adalah membutuhkan manusia lain (hablu min al-nas)

·         Semua persoalan tidak selalu merupakan pesoalan individu, lebih dari itu justru sebagaian besar persoalan adalah menyangkut urusan dengan suatu komunitas (: Falsafah sapu lidi)

·         Team work atau kerjasama berarti melakukan suatu ‘pekerjaan bersama’ dalam suatu komunitas atau team untuk mencapai tujuan sebagaimana visi dan misi yang telah dicita-citakan bersama.

2.   Prinsip-prinsip dasar team kerja?

-   Dikerjakan bersama atas pembagian job ( job discription)

-   Visi dan misi yang sama

-   Untuk mencapai tujuan bersama

-   Solid

    Kesolid-an team akan bisa di bangun ketika ada kesadaran posisi antar masing masing person.

-      Efektif dan efisien

    Efisien adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar

Efektifitas adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang benar

Efisiensi berkaitan dengan biaya, sementara efektifitas berkaitan dengan waktu

-      Taktis dan strategis (tepat sasaran)

3.     Komponen-komponen penting dalam pembentukan suatu team kerja?

-          Kesadaran akan tanggungjawab bersama

-          Trust atau kepercayaan yang tinggi pada suatu team ^* (bisa dibuat suatu game)

-          Saling mendukung dan saling melengkapi antar person dalam team

-          Evaluasi dan refleksi

4.     Bagaimana mengorganisasikan adanya kemungkinan perbedaan kepentingan person  dalam sAtu team?

-          Inventarisasi (pencarian) berbagai gagasan dan pemikiran masing-masing person dalam team kerja

-          Inventarisasi perbedaan pendapat antar person dalam suatu team

-          Analisa kebutuhan team vis a vis kepentingan personal

-          Proses dialog untuk mempertemukan perbedaan-perbedaan itu (: menarik pada subtansi persoalan yang sedang dihadapi)

5.     Pengorganisasian di lapangan (: realisasi kerja)

Pengorganisasian dilapangan dibutuhkan sebagai perangkat mikro dalam membentuk suatu team yang solid ketika berhadapan dengan suatu persoalan atau sebuah kegiatan. Ada tiga tahapan dalam mengorganisasikan suatu team di lapangan:

a.     Menyusun Renstra (Rencana Strategis)

Renstra dibutuhkan guna memetakan rencana secara matang dalam melaksanakan suatu kegiatan yang dipilih, termasuk di dalamnya terdapat pembagian-pembagian kerja dalam suatu team sesuai kemampuan serta karakteristik person-personnya. Serta yang tak kalah pentingnya adalah adanya antisipasi ketika berhadapan dengan resiko (kemungkinan buruk) di luar rencana.

b.     Melaksanakan aksi (kegiatan)

Kegiatan yang dilakukan harus dipahami sebagai kebutuhan bersama, dan dilaksanakan sesuai amanat renstra.

c.     Melakukan Evaluasi

Evaluasi diproyeksikan untuk mengukur sejauh mana kesolidan team kerja.

6.     Teknik pengambilan resiko yang minimal

Resiko adalah suatu kewajaran dalam setiap pengambilan sikap dan aksi. Namun, sebisa mungkin resiko harus mampu diminimalisir. Karena ini menyangkut prinsip efektifitas dan efisiensi aksi dalam suatu team.

-          Konflik-konflik internal merupakan peristiwa yang wajar, semestinya mampu dikelola dengan baik. Artinya, benturan benturan kepentingan antar person tidak seharusnya menjadi hambatan dari dari suatu team kerja yang solid. Tergantung bagaimana mengelolanya menjadi sebuah gagasan (sumbangsih pemikiran) dalam suatu team.

-          Melakukan aksi diluar kendali, merupakan suatu tantangn terberat dalam suatu team work. Dalam hal ini harus ada system kontrol (:Controlling system) antar person dalam team.

KOMUNIKASI

A.    Pengertian Komunikasi

Menurut kamus psikologi Dictionary of Behavioral Science, menyebutkan enam pengertian komunikasi, yaitu:

1.     Penyampaian perubahan energi dari satu tempat ke tempat yang lain seperti dalam sistem syaraf atau penyampaian gelombang – gelombang suara.

2.     Penyampaian atau penerimaan signal atau pesan oleh organisme

3.     Pesan yang disampaikan

4.     Proses yang dilakukan satu sistem untuk mempengaruhi sistem yang lain melalui pengaturan signal – signal yang disampaikan

5.     Pengaruh satu wilayah pesona pada wilayah pesona yang lain sehingga perubahan dalam satu wilayah menimbulkan perubahan yang berkaitan dengan wilayah lain.

6.     Pesan pasien kepada pemberi terapi dalam psikoterapi

B.    Fungsi Komunikasi

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama di dalam suatu kelompok atau organisasi, antara lain:

1.     Kendali (kontrol, pengawasan)

Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota organisasi. Bila karyawan diminta untuk mengkomunikasikan keluhannya berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi tersebut menjalankan suatu fungsi kontrol.

2.     Motivasi

Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mereka bekerja yang baik, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja

3.     Pengungkapan emosional

Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka merupakan sumber pertama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dimana anggota–anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka. Oleh karena itu, komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasan dan pemenuhan kebutuhan sosial

4.     Informasi

Komunikasi memberi informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan – pilihan alternatif

C.    Proses Komunikasi

Proses komunikasi merupakan langkah – langkah antara satu sumber dan penerima yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna. Proses ini terdiri dari tujuh bagian, yakni: sumber komunikasi, pengkaderan, pesan, saluran, pendekodean, penerimaan dan umpan balik.

Sumber mengawali suatu pesan dengan pengkodean suatu pikiran. Pesan merupakan suatu produk fisik yang sebenarnya  dari pengkodean sumber. Pesan kita dipengaruhi oleh kode atau kelompok simbol yang kita gunakan untuk mentransfer makna, isi dari pesan itu sendiri, dan keputusan yang kita ambil dalam memilih dan menata baik kode maupun isi. Pesan ini disampaikan melalui sebuah saluran yang dipilih oleh sumber, baik saluran formal maupun saluran informal. Saluran formal biasa digunakan untuk meneruskan pesan mengenai kegiatan anggota yang berkaitan dengan pekerjaan. Secara tradisional saluran mengikuti jaringan otoritas di dalam organisasi. Sedangkan saluran informal dipilih untuk meneruskan pesan pribadi atau sosial. Pesan ini diarahkan kepada penerima. Tetapi sebelum pesan dapat diterima, simbol – simbol harus diterjemahkan ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh si penerima. Proses penerjemahan ini dinamakan pendekodean pesan. Tautan akhir dalam proses komunikasi adalah umpanbalik, yaitu mengembalikan pesan ke dalam sistem guna meemeriksa kesalahpahaman. Umpan balik ini merupakan pengecekan mengenai berapa suksesnya kita dalam mentransfer pesan kita seperti yang dimaksudkan semula.

      Penghalang Komunikasi Efektif

1.     Penyaringan

Penyaringan adalah manipulasi informasi yang dilakukan seorang pengirim dengan maksud agar informasi itu akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima. Penentu utama dari penyaringan adalah banyaknya tingkat dalam suatu struktur organisasi.

2.     Persepsi Selektif

Persepsi selektifr muncul karena penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.

3.     Emosi

Bagaimana perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi bagaimana ia menafsirkan pesan itu. Pesan yang sama yang diterima saat kita marah atau bingung kemungkinan besar akan ditafsirkan secara lain dibanding bila kita dalam suasana netral.

4.     Bahasa

Kata–kata tidak sama artinya pada orang yang berlainan. Bahasa yang digunakan seseorang dipengaruhi oleh tiga variabel, yaitu: usia, pendidikan, dan latar belakang budaya.

      Komunikasi Di Dalam Organisasi

Desain organisasi harus memungkinkan terjadinya komunikasi ke empat yang berbeda: ke bawah, ke atas, horizontal dan diagonal. Karena keempat arah komunikasi ini merupakan kerangka komunikasi dalam tubuh organisasi, marilah kita kaji secara singkat satu demi satu. Hal ini akan memungkinkan kita untuk memahami lebih baik berbagai hambatan komunikasi yang efektif dalam organisasi, serta cara untumk mengatasi hambatan tersebut.

Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah mengalir dari individu di tingkat atas hirarki kepada orang – orang di tingkat bawah. Bentuk komunikasi ke bawah yang paling umum adalah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijaksanaan, prosedur, buku pedoman, dan publikasi perusahaan. Di dalam kebanyakan organisasi, komunikasi ke bawah, sering tidak lengkap dan tidak akurat. Hal ini terbukti dari seringnya terdengar pernyataan di kalangan anggota organisasi bahwa `kita sama sekali mengetahui apa yang terjadi`. Keluhan tesebut menunjukkan tidak cukupnya komunikasi ke bawah dan perlunya pegawai mendapatkan informasi yang sesuai dengan pekerjaan dapat menimbulkan tekanan batin yang tidak perlu di antara anggota organisasi.

Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Organisasi yang efektif memerlukan komunikasi ke atas sama banyak dengan komunikasi ke bawah yang diperlukannya. Komunikasi ke atas yang berhasil sering digunakan untuk mengambil keputusan yang sehat. Beberapa arus komunikasi ke atas yang paling umum adalah: kotak saran, pertemuan kelompok, dan prosedur naik banding atau pengaduan.

Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontalmisalnya komunikasi antara departemen produksi dengan departemen penjaual dalam organisasi bisnis da di antara jurusan atau fakultas dalam sebuah universitas – diperlukan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan berbagai fungsi organisasi.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal bersilang melintasi fungsi dan tingkatan dalam organisasi, serta penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi lewat satu saluran ke atas, ke bawah, ataupun horizontal.

      Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi mengalir dar4I orang ke orang secara langsung atau dalam suasana kelompok. Arus semacam itu disebut komunikasi antar pribadi dan dapat bervariasi dari perintah langsung sampai dengan percakapan sepintas lalu. Perilaku antarpribadi tidak akan ada tanpa komunikasi antarpribadi. Komunikasi antarpribadi menghubungkan antar orang – orang.

Masalah yang timbul ketika manajer berusaha untuk berkomunikasi dengan orang lain dapat disebabkan oleh perbedaan persepsi dabn perbedaan gaya antarpribadi. Setiap manajer memandang dunia sesuai dengan latar belakang, pengalaman, kepribadian, kerangka acuan, dan sikapnya. Cara manajer untuk berhubunan dan belajar dari lingkungan (termasuk masyarakat di lingkungan itu) adalah melalui informasi yang diterima dan dikirimkan. Dan cara manajer menerima dan mengirimkan informasi sebagian tergantung pada bagaimana hubungan mereka dengan dua pengirim informasi yang sangat penting, yaitu diri mereka sendiri dan orang lain.